Faktura håndtering system i virksomhed - hvad er nuts?

Sidder som økonomi ansvarlig i en virksomhed med ca. 4000 leverandør fakturaer årligt.

Jeg har været i gang med at undersøge markedet for fakturahåndteringssystemer lidt men det viser sig at der mange forskellige udbydere.

Så tænkte at der måske var nogle pn ere, der havde lidt erfaring med dette.

Der er bl.a. En gruppe leverandører der tilbyder afløftning af alt data på en PDF faktura via readsoft ocr.

De siger at readsoft er den bedste ocr scanner. Men de er også lidt dyrere.

Så er der nogle leverandører med anden ocr scanning.

Endelig er der leverandører uden egentlig afløftning af data af pdf. De er billigere men så skal man selv taste oplysningerne ind. Såsom faktura nr. Osv. Det gælder dog kun de fakturaer, der ikke kan sendes via edi. Ved edi fakturaer afløftes alt data.

Nogle der har noget viden eller erfaring de vil dele på dette område?

Vil tro ABBYY er markedsledere paa invoice OCR. Kan ikke svare paa priser paa deres software, da jeg kun har brugt anden af deres OCR teknologi (laesning af pas, koerekort, mm.). Det fungerede dog upaaklageligt.

Jeg har tidligere arbejdet med CapNordic til håndtering af fakturaer. Ca 25000 årligt.

Synes det virkede helt fint og god service både under opstart og efterfølgende ved support . Dog ved jeg ikke hvilken prisklasse de hører under.

Giv Henrik Poulsen fra IMS (ims.dk) et kald på 24 49 99 73. Han ejer virksomheden, og har stor erfaring med den slags. Jeg er sikker på, at han give dig et godt råd.

Skal det integreres i jeres økonomisystem? Hvis ja, hvilket system har i?

Grethe skrev:Skal det integreres i jeres økonomisystem? Hvis ja, hvilket system har i?

Ja det skal det. Det kan de fleste dog klare, eftersom vi kører det gængse C5.

Jeg vil klart anbefale, at få en løsning der allerede er integreret til C5, da omkostningerne ellers bliver potentielt meget store.

Jeg kender ikke specifikke produkter, men mon ikke jeres egen leverandør af C5, enten har et produkt selv eller kender markedet.

Køb SAP med det samme - think Big :-)

lolAI skrev:Jeg vil klart anbefale, at få en løsning der allerede er integreret til C5, da omkostningerne ellers bliver potentielt meget store.
Jeg kender ikke specifikke produkter, men mon ikke jeres egen leverandør af C5, enten har et produkt selv eller kender markedet.

This

Grethe skrev: This

Hvilke systemer drejer det sig om?

Tror egentlig alle systemerne næsten kan spille fint sammen med c5 og de mest gængse systemer.

At købe OCR software betyder ikke, at det er integreret til C5.
En ting er selve aflæsningen af filen (OCR), noget andet er, at det måske skal kunne finde den relaterede indkøbsordre, matche linjer og tjekke om beløb etc. matcher ml. Ordre og faktura. Derudover sende faktura til godkendelse hos den bruger, der har oprettet indkøbet, evt. tage hensyn til prokura osv osv osv osv.

Undersøg markedet for hvad der allerede er lavet til C5, det kan sagtens være at de bruger Readsoft som OCR, eller noget andet men det i princippet ligegyldigt, så længe at det selvfølgelig genkender korrekt så der ikke står 1000,00 på fakturaen og det læser det som 100.000.

GLEM alt om selv at integrere til C5, det er for dyrt for en virksomhed som din (Antager størrelse med baggrund i at i bruger C5).

lolAI skrev:At købe OCR software betyder ikke, at det er integreret til C5.
En ting er selve aflæsningen af filen (OCR), noget andet er, at det måske skal kunne finde den relaterede indkøbsordre, matche linjer og tjekke om beløb etc. matcher ml. Ordre og faktura. Derudover sende faktura til godkendelse hos den bruger, der har oprettet indkøbet, evt. tage hensyn til prokura osv osv osv osv.

Undersøg markedet for hvad der allerede er lavet til C5, det kan sagtens være at de bruger Readsoft som OCR, eller noget andet men det i princippet ligegyldigt, så længe at det selvfølgelig genkender korrekt så der ikke står 1000,00 på fakturaen og det læser det som 100.000.

GLEM alt om selv at integrere til C5, det er for dyrt for en virksomhed som din (Antager størrelse med baggrund i at i bruger C5).

Hej.

Du har ret.

Men vi er ikke på udkig efter ocr scanning alene. Jeg har allerede været i kontakt med flere leverandører af faktura flow programmer, og de er alle velegnede til c5. Siger de. Dog er der en omkostning ved opsætningen af det på ca. 15-30k afhængig af leverandør.

Nogle af faktura flow leverandørerne anvender ocr scanning mens andre ikke gør. Jeg har bl.a. Været i kontakt med nova, aquula, pallette, navidoc, faktura boks, faktura fil, ibistic og digiflow.

Spørgsmålet er om ocr er et must? Det afhænger selvfølgelig lidt af hvor mange leverandører man kan få til at sende en faktura via ean efterfølgende også. Der bliver Alt data jo læst uden ocr.

Hvor mange papirsfaktura modtager i, eller faktura på PDF via mail?

Jeg antager at det er en del og det er jo her, at det er rart med OCR. Det er selvfølgelig relevant om I har 4 leverandører, der sender 1000 fakturaer om året eller 4000, der sender 1 faktura om året ifht. At have en snak med sine leverandører om hvordan ordrer og fakturaer skal udveksles.
Du bør kunne få en demo af hos leverandørerne, hvor de kan vise hvordan det virker i C5.
Har du spurgt jeres leverandør af C5 om de kender markedet? Det ville være et fint sted at starte.

Vi modtager alt på pdf i dag. Ca. 3000-4000 fakturaer. De fleste vil tilhøre et indkøb. Der så igen er linket til et projekt. De langt de fleste indkøb er der dog kun 1-2 varelinier på.

Hovedleverandøren sender ca. De 800 af fakturaerne i dag.

Altså vi bruger readsoft, scanner faktura afsted til den, efter det er indlæst og tjekket igennem af en medarbejder tager cirka 2 min 20 bilag, får vi en CSV fil med dato, tekst, beløb, girostreg, fakturanummer , leverandør og et par andre ting. Dette importere vi ind i en købskladde i Microsoft Dynamics Nav 2009. Den bliver bogført og derefter danner vi en betalingskladde som så bliver overført over i danske bank, hvis der er en seperat konto til kreditor betaling. Og så kører det. Vi gør det en gang om ugen cirka 50 faktura, tager cirka 5-10 min hvis man er hurtig.

Med 3000 fakturaer om året der skal afløftes data fra (jeg antager I evt. kan lave en aftale med hovedleverandøren), så bliver det under 10 fakturaer om dagen. Der må du selv laves casen for om det kan betale sig at have OCR der afløfter data selv.

Men jeg vil gerne gentage min tidligere besked, sørg for at det er fuldt integreret til C5, det giver størst fordele. Jeg ville gå efter en løsning der har en OCR motor fra start.

Dilemmaet er lidt at jeg har fået et økonomisk godt tilbud fra en udbyder med et godt system. De tilbyder dog ikke ocr scanning.

Ønsker vi ocr scanning bliver det noget dyrere.

Selvfølgelig er det dyrere at få noget der kan afløfte data korrekt, men det er altså også nemmere. Hvis du er økonomiansvarlig, kan du vel ret hurtigt lave en beregning af hvor hurtigt merudgiften til OCR motoren er tjent hjem, ved hhv. 3000, 4000 og måske flere fakturaer pr. år.

Hvis det økonomisk gode tilbud er vigtigt for jer, så skal I ikke til selv at indkøbe OCR motor og lave integration, du sparer ihvertfald ikke noget ifht. at indkøbe et system med OCR motoren indbygget - tværtimod.

Hej Werder,

Er du kommet tættere på en løsning til at håndtere jeres fakturaflow?

-

(Følgende er dybt dybt subjektivt og står for egen regning i og med jeg er ansat i edilion A/S)

-

Ud fra din OP kan jeg se du er på udkig efter en leverandør til jeres fakturaflow - Jeg vil her foreslå dig at kigge på edilions service, som er helt unik.

Med unik mener jeg, at vi står for afløftning, validering, kontering og levering til ERP - fra start til slut, så indsatsen fra brugerne bliver minimal.

Ja, faktisk kan du og dine kollegaer bogføre med 2 klik via vores app.

Derudover har vi et af de mest intuitive produkter på markedet og med absolut konkurrencedygtige priser.

Jeg kunne skrive en masse om vi er åbne for udvikling og features, at vi er officielle partnere med e-conomic, ditto med Uniconta (Erik Damgaard) und so weiter - hvis du har nogle spørgsmål er du meget velkommen til at sende mig en PB.

Du kan læse mere om edilion her: https://edilion.com

Held & Lykke i jagten på den rigtige leverandør.

PS. Jeg arbejder selv som Front Desk og besvarer gerne dine, og/eller andres, spørgsmål.

straightout skrev:Hej Werder,

Er du kommet tættere på en løsning til at håndtere jeres fakturaflow?
-
(Følgende er dybt dybt subjektivt og står for egen regning i og med jeg er ansat i edilion A/S)
-
Ud fra din OP kan jeg se du er på udkig efter en leverandør til jeres fakturaflow - Jeg vil her foreslå dig at kigge på edilions service, som er helt unik.

Med unik mener jeg, at vi står for afløftning, validering, kontering og levering til ERP - fra start til slut, så indsatsen fra brugerne bliver minimal.

Ja, faktisk kan du og dine kollegaer bogføre med 2 klik via vores app.

Derudover har vi et af de mest intuitive produkter på markedet og med absolut konkurrencedygtige priser.

Jeg kunne skrive en masse om vi er åbne for udvikling og features, at vi er officielle partnere med e-conomic, ditto med Uniconta (Erik Damgaard) und so weiter - hvis du har nogle spørgsmål er du meget velkommen til at sende mig en PB.

Du kan læse mere om edilion her: https://edilion.com

Held & Lykke i jagten på den rigtige leverandør.

PS. Jeg arbejder selv som Front Desk og besvarer gerne dine, og/eller andres, spørgsmål.

Altså, jeg kender ikke jeres produkt og det er muligt at det er en fin løsning.

MEN

Det er ikke unikt, det er et almindeligt invoice workflow modul.

Du skriver meget fint, at I er offiecielle partnere med e-conomic, uniconta und so weiter - men hvad med C5 som jo er OPs system?

@lolal

Du har til dels ret - beklager jeg var for hurtig på aftrækkeren med det ´unikke´. Dog er det langt fra alle udbydere som håndtere flowet 360 ´. Jeg har kendskab til flere udbydere som ´nøjes´ med at tilbyde fx. afløftning, hvorfor man som kunde så skal bruge en ny leverandør til at få det overført til ERP.

Det jeg gerne ville have illustreret var, at vi

- Har 100% dataleverance og har, når der er behov for det, operatører ansat til at validere korrekt info - med andre ord skal brugerne ikke tænke over andet end indsende bilag (og godkende for dem som er ´godkendere´)

- Derudover gør vi ingen brug af templates

- Der er ingen initialomkostninger forbundet med at prøve edilion af - der kan oprettes en gratis konto i 14 dage.

Vi har i sagens natur også en løsning til C5 - der vil så bare være tale om en mindre dyb integration, men det kan vi sagtens klare.

Tak fordi du gjorde mig opmærksom på utydeligeheden ved mit indlæg :)

Hej.

Hele min pointe tidligere, var netop at OP skal se efter et system som har både OCR samt integration til C5.

Hvad betyder "mindre dyb" integration til C5?

Hvad filan betyder 100% dataleverance?

lolAI skrev:Hej.
Hele min pointe tidligere, var netop at OP skal se efter et system som har både OCR samt integration til C5.

Hvad betyder "mindre dyb" integration til C5?

Hvad filan betyder 100% dataleverance?

Hvilke systemer drejer det sig om som opfylder ocr og c5 integration?

Som sagt så kender jeg ikke markedet, men spørg din C5 leverandør?